Bewerber absagen - mit diesen Tipps wird es ganz leicht
26. Feb 2023/ 10 min read
Hast du dich schon einmal beworben und niemand meldet sich zurück? Dann kennst du den Frust.
Damit du solche Fehler nicht selbst bei deinen Bewerbern:innen machst, sage ich dir hier, wie du Bewerberabsagen besser hinkriegst – und damit gleich noch als kompetenter Arbeitgeber wahrgenommen wirst.
Warum du dir Zeit für deine Bewerber-Absagen nehmen solltest
Vermutlich bist du glücklich und erleichtert, einen passenden neuen Mitarbeiter/in gefunden zu haben. Glückwunsch! Und du würdest du dich am liebsten wieder deinen Business-Themen widmen. Wären da nicht die anderen Bewerber, die auf eine Antwort warten.
Unangenehm, ich weiß. Aber wichtig! Denn auch Bewerber teilen ihre Bewerbungserfahrungen mit Freunden, Familie und im Internet.
Das kannst du nun tun:
- Plane dir ausreichend deiner Zeit für den gesamten Recruiting-Prozess ein. Inklusive der Zeit für die Absagen. Es wird dir helfen, dein positives Image als Arbeitgeber zu stärken.
Sei zu deinen Bewerbern so nett wie zu deinen Kunden - es lohnt sich!
Nehmen wir an, ein potentieller Kunde möchte ein Angebot oder eine Beratung von dir, um sich von deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zu überzeugen. Würdest du dich einfach nicht mehr bei ihm melden, weil du so viel zu tun hast? Bitte sag jetzt nicht Ja! Das wäre aus vertrieblicher Sicht fatal! Mit Sicherheit würdest du zumindest nett vertrösten, oder?
Auch Bewerber und deren Bekannte könnten deine Kunden werden.
Schlechte Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses werden geteilt. Hand aufs Herz: Wer kauft noch die frischen Blumen beim Händler um die Ecke, wenn er zuvor ignoriert oder unfreundlich behandelt wurde?
Das kannst du nun tun:
- Stelle dir immer vor: Dein Bewerber ist dein potentieller Kunde und wird seine Erfahrung weitergeben.
3 Gründe für wertschätzende Absagen
Als ich letztens einer Bewerberin telefonisch abgesagt habe, passierte Folgendes: Am nächsten Tag meldete sich diese Person per Email und bedankte sich für das Feedback, das ihr sehr weiterhilft und heutzutage nicht mehr üblich sei. Das ging runter wie Öl. Denn Bewerbern absagen gehört auch bei mir nicht zu den Top 5 -Lieblingsaufgaben beim Rekrutieren. Dennoch sind wir wertschätzend und klar auseinander gegangen.
Es gibt drei gute Gründe für wertschätzende Absagen:
1. Grund: Du hast die Chance, dich als kompetenter Arbeitgeber zu zeigen. Einer, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Sowas lese ich in fast jeder dritten Stellenanzeige. Durch bewerberorientierte Absagen investierst du genauso in dein Image als guter Arbeitgeber wie mit teuren Employer Branding Kampagnen. Und nun kannst du es beweisen: Du lebst, was du Bewerbern versprichst.
2. Grund: Du kannst deine Entscheidung begründen: Das nimmt den Wind aus den Segeln. Durch ein wertschätzendes und klares Feedback kann dein Bewerber die Absage nachvollziehen. Das kann die Unzufriedenheit über deine Entscheidung minimieren. Mit einer bewerberorientierten Begründung, bietest du weniger Angriffsfläche als bei einer schlechten Absage.
3. Grund: Und das ist mein wichtigstes Argument: Du schenkst jemanden die Möglichkeit, zu wachsen und zu lernen. Natürlich braucht es dafür auch die Offenheit des abgesagten Bewerbes. Aber mal ganz ehrlich: Nicht jeder Bewerber ist so selbstsicher und glaubt, nichts lernen zu müssen. Vor allem junge Menschen brauchen diese Erfahrungen, um sich in der Berufswelt zu orientieren. Warum Ihnen nicht dabei helfen?
Das kannst du nun tun:
- Nimm dir vor, deine Entscheidungen zu begründen und Bewerbern zumindest nach dem Vorstellungsgespräch ein wertschätzendes Feedback zu geben.
4 Arten von Absagen
Diese Frage solltest du dir zuerst stellen:
Wo steht der Bewerber in der Candidate Journey? Die Art der Absage hängt stark davon ab, an welcher Stelle im Bewerbungsprozess abgesagt werden soll. Dafür benötigst du einen guten Überblick über deine Bewerber und die dazugehörigen Aktivitäten. Also bitte kein Chaos im Bewerberpostfach produzieren! Spätestens nach einem Gespräch lohnt es sich, zum Hörer zu greifen.
So gehst du nun vor:
1. Absage nach Bewerbungseingang und ohne Bewerbungsgespräch:
Vermutlich wirst du immer wieder Bewerbungen erhalten, die nicht auf deine ausgeschriebene Stelle passen. Weil zum Beispiel Mindest-Anforderungen nicht erfüllt werden. Ärgere dich nicht über vermeintlich schlechte Bewerber.
Es ist nicht immer nachvollziehbar, vor allem wenn Anforderungen und Qualifikationen so gar nicht übereinstimmen. Manche Bewerber versuchen eben einfach ihr Glück. Denke daran, dass da echte Menschen hinter einer Bewerbung stecken, die ihre Zeit investiert haben, um bei dir zu arbeiten. Und schreibe eine freundliche und klare Absage.
Dabei darf es je nach Unternehmenskultur inzwischen etwas lockerer sein. Dabei meine ich nicht gerade Humor oder Ironie. Vielmehr eine Alltagssprache, die auch im Unternehmen üblich ist. Oder arbeite mit kreativen Formulierungen, die sich zum Beispiel auf deine Dienstleistung beziehen. Dann wird selbst ein Standard-Absageschreiben originell und authentisch.
Ein Tipp für mehr Wertschätzung:
Von Freunden und Bekannten werde ich als Personalerin oft gefragt: „Wie soll ich eine Bewerbung schreiben?“ Meine Antwort ist immer: "Authentisch, knackig und zeige, dass du mit deiner Erfahrung und deinen Fähigkeiten die Stellenanforderungen erfüllen kannst." Verzichte auf Standardformulierungen aus dem Internet.
Nach einer Absage bleibt meist die Frage: War meine Bewerbung doch nicht gut genug, weil ich nicht zum Gespräch eingeladen wurde?
Es gibt viele Gründe, die genau dazu führen können. Das sollte in erster Linie nicht persönlich genommen werden. Von daher mein Extra-Tipp für dich: Schreibe eine wertschätzende und klare Absage und biete dem Bewerber an, ein Feedback zur Bewerbung zu erhalten. Keine Sorge: In der Regel melden sich nicht viele daraufhin zurück. Aber dein Angebot wird mit Sicherheit als sehr wertschätzend und bewerberorientiert empfunden.
2. Absage nach einem Vorstellungsgespräch:
Spätestens nach einem Bewerbungsgespräch empfehle ich: Ruf an! Solltest du jemanden nicht erreichen, dann sage schriftlich ab. Aus Angst Fehler zu machen oder gar Gesetze zu verletzen, gehen die meisten Absagenden auf Nummer sicher und verfassen Standard-Absagen ohne etwas zu begründen. Dass das nicht bewerberorientiert ist, weißt du ja schon.
Von daher trau dich. Mit dieser Erfahrung kannst du genau wie deiner Bewerber dazu lernen. Das gleiche gilt übrigens auch für Telefon- oder Online-Interviews.
3. Absage nach dem Probearbeiten:
Nach dem Probearbeiten gilt: mündliche Absage inklusive Feedback ist ein Muss. Immerhin hat dir dein Kandidat seine Arbeitsleistung zur Verfügung gestellt und sich eingebracht. Sicherlich kannst du Gründe für eine Absage nennen.
Mehr zum Thema Probearbeiten findest du hier: Probearbeiten.
4. Absage auf eine Initiativbewerbung:
Am einfachsten ist es natürlich, eine Bewerbung abzusagen, wenn es keine freie Stelle gibt. Das lässt sich leicht begründen.
Gute Formulierungen
Diese Frage solltest du dir vorab stellen:
Was genau ist der Grund für die Absage an den jeweiligen Bewerber?
Es kann verschiedene Gründe gegen eine Einstellung geben. Das können fehlende, aber notwendige Qualifikationen sein. Oder andere Bewerber scheinen interessanter oder überzeugen mehr. Oft wird auch Überqualifizierung genannt. Hierbei ist es aber immer wichtig zu hinterfragen, warum sich jemand mit Überqualifizierung bewirbt.
Andere Gründe könnten sein, dass die Stelle intern besetzt wurde oder die Bewerbung nicht überzeugt hat. Je nachdem, welchen Grund du angeben wirst, kannst du dir eine gute Formulierung überlegen.
So gehst du nun vor:
Schriftlich Absagen:
Die wichtigste Regel zuerst: Jeder Bewerber bekommt eine Rückmeldung. Und im besten Fall nicht erst nach Wochen. Es gibt inzwischen sehr viele gute Vorlagen. Hier habe ich dir zwei Links dazu eingefügt:
Natürlich sind das ebenfalls Standard-Schreiben. Du kannst sie aber gut als Grundlage nutzen und deine Unternehmenskultur oder gezielte Begründungen einfließen lassen.
Hier ein paar Beispiele:
- Vermeide Aussagen wie: „Du hast uns nicht überzeugt.“
- Schreibe lieber: „Deine Bewerbung war für uns nicht aussagekräftig genug.“ Ok, das ist noch übliches Absage-Jargon. Aber eingebettet in Begründungen, kann das schon ganz anders klingen: „Deine Bewerbung war für uns nicht aussagekräftig genug. Wir konnten deine Fähigkeiten und persönlichen Stärken nicht herauslesen. Uns ist jedoch wichtig, dass deine Persönlichkeit zu uns und ins Team passt. Zeig uns beim nächsten Mal gern mehr, wer du bist. Und dann ergeben sich vielleicht neue Möglichkeiten.“
- Vermeide Sätze wie: „Deine Qualifikationen haben leider nicht ausgereicht.“
- Schreibe lieber: „Wir haben festgestellt, dass deine Qualifikationen nicht ganz unseren Vorstellungen entsprechen.“ Und ergänze zum Beispiel: „Eine dreijährige Berufserfahrung im Bereich Qualitätsmanagement ist uns sehr wichtig. Diese Erfahrung konnten wir in deiner Bewerbung nicht feststellen.“ Oder wenn ihr einen sehr lockeren Umgang pflegt: "Das, was du für die Stelle mitbringst, passt nicht zu unseren Anforderungen."
- Vermeide auch: „Ein anderer Bewerber war besser als du.“
- Schreibe lieber: „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden, der die Anforderungen besser erfüllt.“ Denn das vermittelt nicht den Du-bist-nicht-gut-genug-Gedanken, sondern klingt mehr nach: Wir prüfen genau, wer am ehesten die Anforderungen erfüllt.
Mündlich absagen:
Wenn es um mündliche Absagen geht, scheuen sich viele Arbeitgeber. Einerseits aus Angst, etwas „Falsches“ zu sagen und verklagt zu werden, andererseits sind sie unsicher, wie eine mündliche Absage formuliert werden kann. Und wollen ausufernde Diskussionen mit Bewerbern vermeiden.
Ein Beispiel:
Nehmen wir an, beim Bewerbungsgespräch konnte Frank nicht überzeugen, weil er als IT-Supporter neben seiner Fachkenntnis bei der Betreuung von Kunden auch professionell und kundenorientiert kommunizieren soll. Dann könntest du folgendes Feedback geben:
„Hallo Frank! Wie versprochen melde ich mich heute bei dir, damit du eine Rückmeldung zu deinem Bewerbungsgespräch bei uns erhältst. Passt das gerade bei dir? ... Sicher interessiert dich vor allem erst einmal unsere Entscheidung.
Deshalb zu erst die Rückmeldung an dich, dass es diesmal nicht geklappt hat. ODER: Dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben. ODER: Dass wir uns gegen eine Einstellung entschieden haben. Uns ist es wichtig, allen Bewerbern ein Feedback nach dem Bewerbungsgespräch zu geben.
Bei der zu besetzenden Stelle waren uns folgende Anforderungen sehr wichtig: IT-Fachkenntnisse, Eigenverantwortliches Arbeiten und Kundenorientierung. Was die Fachkenntnisse angeht, bringst du sehr viel Erfahrung mit und wir trauen dir auch zu, dass du deine Aufgaben selbstständig erledigen kannst. Beim Thema Kundenorientierung waren wir nicht überzeugt. Deine ruhige Art ist zwar sehr angenehm und genau deswegen sehen wir Schwierigkeiten bei der Kundenbetreuung. Unsere Kunden benötigen eine offene, serviceorientierte und richtungsweisende Ansprache, die wir im Bewerbungsgespräch mit dir nicht erlebt haben.
Wir hätten uns mehr Offenheit und ein sicheres Auftreten gewünscht. Hast du spontan Fragen dazu?(Gegebenenfalls: Für den Fall, dass wir einen IT Administrator ohne direkten Kundenkontakt suchen, bist du für uns der ideale Kandidat. Dürfen wir deine Bewerbung dafür aufbewahren?) Ich hoffe das Feedback hilft dir weiter. Ich wünsche dir alles Gute und viel Erfolg bei der weiteren Suche.“
Und dann kommt natürlich die Verabschiedung. Inwieweit du Rückfragen zulässt oder Beispiele heranziehst, ist dir überlassen und hängt stark von dem Gesprächspartner und dem Gesprächsverlauf ab.
Versuche konkretes Feedback zu geben ohne dich in Erklärungsnöte bringen zu lassen und bleibe bei deiner Entscheidung. Formuliere nur für den Bewerber relevante Aspekte und vermeide es, interne Hintergründe zu nennen.
FAZIT:
Ich weiß, es ist anfangs nicht immer leicht abzusagen. Ich bin mir sicher: Mit diesem Know How wirst du bewerberorientierte Absagen gut in deine Prozesse integrieren können und damit als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.
Ich wünsche dir viel Erfolg und ein gutes Bewerberhändchen.